Egy rendezvény megszervezése igen komplex és közel sem egyszerű feladat. Ha még nem volt benne részed, javaslom egyszer próbáld ki. Garantáltan másképpen fogsz egy-egy rendezvényhez hozzáállni, ha már láttad és megtapasztaltad a másik oldalt, a szervezés oldalát is. Mindkét fél részéről nagyon nagy empátia és tisztelet kell ahhoz, hogy a végén mindenki elégedett legyen a végeredménnyel.
Amennyiben szeretnél egy rendezvényen részt venni, az alábbiakat kell figyelembe venned:
- A MEGHÍVÓRA VALÓ VISSZAJELZÉS I.
Amennyiben egy rendezvényre meghívót kapsz, arra minden esetben illik válaszolni, különösen, ha az névre szól. Nézd meg a meghívó alján vagy a kísérő levélben, hogy milyen visszajelzési formákat kér a szervező.
R.S.V. P. (Repondez s’il vous plait) azt jelenti mindenképpen válaszolnod illik, ha el tudsz menni, ha nem.
Regrets only esetén, csak akkor jelezz vissza, ha nem tudsz az eseményen részt venni, mert ellenkező esetben számítanak rád.
Egy meghívásra mindenképpen illik reagálni. Ha nem tudunk elmenni, akkor is illik megköszönni a meghívást és sajnálatunkat kifejezni, hogy nem tudunk részt venni és sok sikert lehet kívánni a szervezéshez. Ez a legalapvetőbb tisztelet a másik irányába, ha már neki eszébe jutottál.
Vedd figyelembe, hogy a rendezvény szervezésének alapfeltétele, hogy a résztvevői létszámot tudja a szervező.
- A MEGHÍVÓRA VALÓ VISSZAJELZÉS II.
Amennyiben egy nyitott, mindenki számára elérhető rendezvényre szeretnél jelentkezni, a legtöbb esetben regisztrálnod kell. Kérlek, csak akkor küld el a regisztrációdat, ha biztosan részt tudsz venni az eseményen! Attól, hogy számodra ingyenes a részvétel, a szervezőnek komoly anyagi kötelezettségei vannak rendezvény lebonyolítók felé. (Terembérlet, catering, kávészünet stb.) Kérlek gondolj bele! Nem mindegy, hogy egy 150 fős termet kell kibérelni vagy egy 30 főset vagy éppen az étkezéseket hány főre rendelik.
VIS MAJOR
Természetesen előfordulhat, hogy a legjobb szándékod ellenére sem tudsz részt venni, pedig jelezted részvételi szándékodat és/vagy regisztráltál az eseményre.
Kérlek, ha nem tudsz elmenni, erről időben értesítsd a szervezőket, főleg ha azt már előre látod. Baleset vagy egyéb hirtelen történéseket nem láthatsz előre, de minden mást igen. Időben jelezd a változást és ne a rendezvény kezdése előtt 5 perccel, mert akkor már nem tud a szervező módosítani. Ha látod, hogy akadályoztatva vagy ezt legkésőbb 24 órával jelezd előre!
- NO SHOW
A rendezvényre jelentkezni és lemondás nélkül nem megjelenni, a legnagyobb udvariatlanságok egyike. A szervezőkkel és az ebben dolgozó emberekkel szembeni teljes tiszteletlenség. Gondold végig, hogy milyen képet szeretnél magadról festeni. A szervezők a regisztráció alkalmával látják, hogy kik a meg nem jelent személyek és hidd el meg lesz a cégről vagy magáról a személyről a véleményük. (*Mi pl. fekete listát készítünk, és akik több esetben így járnak el egyszerűén lekerülnek a meghívandó személyek listájáról -szerző)
- ÉRKEZÉS
A rendezvényre, a rendezvény műfajától függően illik időben érkezni. A műfaja fogja megmutatni, hogy mennyi késés megengedett. Ha díszvacsorára vagy hivatalos, ott lehet be sem engednek, ha késel. A konferencia lazább ebből a szempontból, de tudd, hogy nagyon zavaró az előadó szempontjából, ha valaki később csatlakozik be. Elvonja a résztvevők figyelmet az előadásról a mozgás illetve az előadónak több percébe kerül míg a figyelmet újra vissza tudja hozza. Ha mégis késel, akkor az érkezésed hangtalan és feltűnés mentes legyen!
- DRESS CODE
Vedd figyelembe a rendezvény jellegét. Ha nincs feltüntetve dress code, ha tanácstalan vagy kérdezz vagy nézz utána! Senkinek nem jó, ha alul vagy túl öltözi az adott rendezvényt.
- TÁVOZÁS A RENDEZVÉNYRŐL
Az angolos távozás nem divat és sértő. Amikor távozásra kerül a sor, ugyanúgy, mint az otthoni vendéglátás esetén, itt is illik elbúcsúzni a vendéglátónktól. Ha éppen nem elérhető, mert beszél valakivel, akkor várjunk egy pár percet. Ha még ekkor sem tudjuk megközelíteni, akkor egy szemkontaktussal, fejbiccentéssel jelezzük a távozásunkat és a köszönetünket.
- A RENDEZVÉNYEN VALÓ INDOKOLATLANUL HOSSZAN MARADÁS
A meghívó iránymutatást fog adni arról, hogy meddig illik maradni. A legtöbb esetben a rendezvény végének időpontját is feltüntetik a szervezők. Távozni ezen időpont előtt negyed vagy fél órával illik. Tartsuk szem előtt, hogy egy jó vendéglátó az utolsó vendég után távozik. Nem illik sem őt, sem a technikai személyzetet feltartani ezután.
8+1.) KÖSZÖNET
A rendezvény után, főképpen ha családias, kis létszámú rendezvényről volt szó, másnap megköszönhetjük a vendéglátást. Amennyiben a vendéglátó kapott ajándékot, akkor neki is illik másnap megköszönni az ajándékot újra.
Nagyon sok pontot lehetett volna még összeszedni a témával kapcsolatban, és mivel a rendezvények nagyon sokfajták, az ezeken való részvétel, kommunikáció és viselkedés sokrétű lehet. Ezt figyelembe kell venni, ha a témát feszegetjük.
Én arra kérnélek, hogy gondolj bele a másik helyzetébe is. Ez rád nézve is fontos, hiszen rólad alakít ki egy képet, hogy hogyan viszonyulsz egy másik emberhez. Azt neked kell végig gondolkodni, hogy ez számodra mennyire fontos.
#micskiconsulting #viselkedjhatudsz #illemetikettprotokoll #rendezvényprotokoll