Itt vannak a nyakunkon a karácsonyi partik, céges rendezvények. Vannak, amelyek lazábbak, de vannak igazán elegánsak is. Egy biztos. Valaki szervezi őket. Vagy egy profi rendezvényszervező csapat, vagy éppen egy-két kolléga a cégtől. Bárki is legyen a szervező, ha megkérdeznénk őket, hogy mi az egyik legnagyobb rémálmuk a szervezéssel kapcsolatban, biztosan azt mondanák, hogy a résztvevők visszajelzésének hiánya.
Számomra érthetetlen módon a kiküldött meghívókra csupán 10-20%-a jelez vissza a meghívottaknak. Többször kerestem erre a választ, de sajnos nem találok. Lehet ez érdektelenség, figyelmetlenség, lehet nem törődömség vagy csupán a „majd ha megyek megyek, ha nem, nem” hozzáállás.
Egy biztos. Ami ezen embereknek nincs birtokában, az az empátia. Annyira szeretném, ha „büntetésből” nekik kellenen szervezni a legközelebbi céges rendezvényt, anélkül hogy tudnák mekkora teremre van szükség, hogyan legyen az asztal elrendezés, mennyi ételt rendeljenek, milyen nagyságú legyen a személyzet létszáma, vagy éppen mennyi ajándék bort készíttessenek. Merthogy minden ilyen döntés meghozatalának alapja, A LÉTSZÁM.
Összeszedtem néhány információt, egy kis útmutatót, mely mindkét fél számára hasznos lehet. A meghívottaknak és a rendezvény szervezőjének is.
Alapvetés, hogy a rendezvények kötelező eleme a meghívó. Amennyiben valaki tartott már a kezében helyesen összeállított meghívót, akkor ismeri, esetleg ő maga is használja azt a két kifejezést, mely kimondottan a rendezvényen résztvevők létszámának meghatározásához használunk.
Melyek ezek a jelzések?
R.S.V.P. Francia szóból származik, – ahogyan a protokollban sok más szó és kifejezés is – Répondez s’il vous plaît,
Jelentése
- Visszajelzést kérünk!
- Kérem, válaszoljon!
- Kérem, erősítse meg részvételét!
Vagyis az R.S.V.P. a meghívón annyit jelent, hogy a szervezők mindenképpen választ várnak a meghívottól, hogy részt vesz-e a rendezvényen.
Regrets only
Mint látjuk, ez egy angol kifejezés, mely szabados fordításban azt jelenti „csak sajnálat esetén”, pontosabban és stilizáltabban a „Regrets only” jelzés azt kéri, hogy a meghívásra csak azok válaszoljanak, akik nem tudják elfogadni a meghívást. (pl.:Akadályoztatás esetén kérem visszajelzését)
A fontos, hogy a szervezők feltüntessék ezeket a kifejezéseket és visszajelzési formákat a meghívón, a meghívottak pedig tudják értelmezni és ennek megfelelően eljárni.
Talán hasznosabb, ha bizonyos rendezvényekre ezek magyar megfelelőit használjuk. Nyilván magasabb szintű üzleti rendezvényen vagy diplomáciai eseményen nyugodtan használhatjuk az eredeti angol és francia megfelelőket is. (Bár halkan hozzáteszem, a visszajelzések aránya, ezeknél az eseményeknél sem sokkal magasabb)
Még valami:
Annak ellenére, hogy az üzleti meghívók küldése manapság áttevődött a digitális térbe (fontosabb eseményeknél, azért küldjük el levélben a meghívókat), ezekre is vonatkoznak olyan alapvető szabályok, melyeket megírásukkor érdemes betartani.
Ha ezeket az alapvető udvariassági formákat betartanánk, nem kellene feleslegesen emlékeztetőket küldeni, telefonhívásokat kezdeményezni, és elkerülhetnénk azokat a kellemetlen helyzeteket, amikor valaki megjelenik akkor is, ha nem jelzett vissza, vagy nem jelenik meg, amikor pedig visszajelzett.
Összességében kérem, ha bármilyen rendezvényre hívnak bennünket, válaszoljunk, még akkor is, ha az R.S.V.P./REGRETS ONLY nem szerepel a meghívónkon. A vendéglátónknak mindenképpen tudnia kell, számíthat-e a megjelenésünkre. Egy intelligens, elegáns ember így cselekszik.
Köszönöm, hogy elolvasta.